Billing

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Konsep Dasar

Konsep Dasar sebuah warung internet (warnet) adalah sebuah tempat yang menyediakan akses infrastruktur internet dengan mode berbagi koneksi (shared) dan perangkat akses (PC) sehingga pengguna bisa mengakses internet dengan biaya yang lebih murah. Konsep dasar inilah yang bisa dikembangkan sesuai dengan kondisi masing-masing tempat.

Hampir tidak ada warnet yang identik, kecuali warnet tersebut adalah bagian dari sebuah jaringan usaha. Snappy dan Multiplus adalah jaringan warnet yang cenderung identik dan tidak berbeda antara satu outlet dan outlet lainnya.  Kedua jaringan warnet tersebut memposisikan dirinya sebagai business center. Karena itulah, pengembangan konsep dasar warnet harus disesuaikan dengan karakter masing-masing tempat. Jika anda berkeinginan mendirikan usaha warnet, lakukanlah studi kecil-kecilan terlebih dahulu untuk mengetahui prospek usaha warnet anda.

Catatan penting yang harus diingat adalah: keberhasilan sebuah usaha tidak ditentukan oleh satu faktor saja, namun merupakan gabungan beberapa faktor. Faktor faktor yang menentukan tersebut terdiri dari faktor teknis, pelayanan, manajemen dan sosial budaya. Jangan mengecilkan ataupun terlalu menonjolkan salah satu faktor dan tidak memperhitungkan faktor lainnya. Kadang terjadi sebuah warnet didukung oleh faktor teknis yang mumpuni namun faktor pelayanan yang kurang dan manajemen yang tidak teratur akhirnya malah dijauhi oleh pelanggan.

Di bagian akhir buku akan diberikan profil pengusaha-pengusaha warnet yang berhasil dalam menjalankan bisnis-nya.  Pembaca sekalian nanti bisa melihat bahwa walaupun berangkat dari teknologi yang sama (komputer dan internet) namun dengan konsep bisnis berbeda dan disesuaikan dengan kondisi setempat.  Perlu di ingat bahwa keberhasilan sebuah konsep di satu tempat tidak menjamin keberhasilannya di tempat lain, pelajari keinginan pelanggan agar dapat mencapai keberhasilan bisnis warnet anda.

BAB II

SISTEM BILLING

2.1 Definisi Sistem Billing

Setiap bidang usaha kini selalu melakukan transaksi, apalagi bidang-bidang yang selalu melakukan transaksi dalam jumlah besar seperti rumah sakit atau departement store atau bidang usaha yang transaksinya berbentuk abstrak seperti usaha warung internet atau warung game online, dan disinilah sistem billing bekerja.

Sistem billing merupakan sistem yang membantu para usahawan untuk mengatur dan mencatat segala transaksi yang terjadi. Contohnya bagi pengusaha warung internet, billing sistem digunakan untuk memonitor penggunaan dan pemasukan warnetnya. Sedangkan jika bagi usahawan di bidang perumahsakitan sistem billing digunakan untuk mencatat proses pelayanan, mulai pasien datang sampai dengan pasien pulang. Menghitung biaya yang harus dibayar pasien secara otomatis, serta memberikan informasi sebagai analisa pengambilan keputusan secara cepat dan akurat.

2.2 Bentuk Sistem Billing

Pada dasarnya sistem billing merupakan sistem pencatat dan pemonitor transaksi berbentuk software. Awalnya penciptanya hanya menciptakan sistem billing ini berbentuk software yang jika orang ingin memilikinya mereka haruslah membeli software tersebut dan kemudian menginstallnya ke komputer atau notebook mereka.

Tetapi kini, dengan adanya internet, kemudian software-software tersebut dapat di download melalui situs-situs yang disediakan. Ada bermacam-macam model sistem billing dengan kelebihan dan kekurangannya, ada juga yang gratis dan ada juga yang dikenai biaya. Untuk mendownload dengan aman agar hardisk tidak terkena bahaya virus, kita dapat menggunakan FDM (Free Download Manager), software ini bekerja membantu kita agar melakukan proses download di jalurnya. Contohnya seperti billing explorer, indobilling, billiard system billing, PSN/IgoS, Billing System, dan lainnya. Merk-merk diatas adalah merk-merk software sistem billing yang kini dapat diakses di internet.

2.3 Mekanisme Sistem Billing

Mekanisme sistem billing yang menggunakan software pada dasarnya cukup mudah. Kita cukup menginstalnya ke komputer atau notebook, tetapi lain halnya jika kita mengakses melalui internet dan mengoprasikannya menggunakan internet, seperti yang disediakan oleh PSN/IgoS Billing System. Tetapi biasanya billing system keluaran PSN/Igos ini biasa digunakan di warung-warung internet atau warung game online. Mekanisme kerja terlihat pada skema di bawah ini :

Dalam skema di atas dapat dilihat bahwa antara pemilik warnet dengan pengguna warnet masing-masing terhubung ke software Billing melalui media internet. Si pemilik warnet kemudian mengakses informasi mengenai pemakai warnet menggunakan sistem Billing yang disediakan oleh software free download tersebut. Setelah para pengguna warnet tersebut selesai menggunakan, maka secara otomatis sistem billing akan menghitung berapa biaya yang diperlukan per kilobyte pemakaian.

2.4 Perangkat pendukung

Dalam mengoprasikan sistem ini tidak hanya cukup memiliki software dan juga komputer tempat mengoprasikannya. Perangkat lain yang dibutuhkan ada bermacam-macam. Tetapi perlu diingat bahwa tiap bidang usaha dan juga sistem yang digunakan berbeda-beda kebutuhannya. Jika seseorang menggunakan layanan download melalui internet, seperti yang biasa dilakukan warnet perangkat yang dibutuhkan yaitu :

  I. Server :

• Pentium III-800
• Memory 512 MB
• HD 20 GB
• Dual Ethernet Card
• Any Linux distro with pre-installed : mysql database, apache and php.

II. Client :

• Pentium III
• Memory 128, but 256 recommended
• HD 10 GB
• ethernet card

Perangkat diatas biasa dibutuhkan oleh software free download seperti PSN/IgoS, biasanya software free download pada umumnya juga secara garis besar membutuhkan perangkat seperti di atas. Lain halnya jika para pengguna sistem billing, menggunakan software biasa tanpa perlu mengakses internet. Contohnya seperti yang digunakan oleh rumah sakit. Perngkat yang mereka butuhkan antara lain yaitu :

2.4.1 Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras apa saja yang dibutuhkan di warnet?  Saya membaginya atas beberapa kategori, yaitu:

1.     Perangkat Komputer

2.     Perangkat Jaringan

3.     Perangkat Kelistrikan

4.     Perangkat Tambahan

A. Perangkat Komputer

Secara sederhana, perangkat komputer yang diperlukan sebuah warnet adalah komputer yang dipergunakan oleh pengguna dan komputer yang digunakan untuk pencatatan (billing).  Dalam prakteknya, sering komputer yang digunakan untuk pencatatan digunakan juga sebagai komputer untuk melayani proses pencetakan (print server) dan penyimpanan berkas (file server), bahkan kadang berfungsi juga sebagai komputer untuk melakukan pelayanan lainnya ( pengetikan, pemindaian, edit foto dst-nya).

Untuk komputer pengguna sebaiknya digunakan spesifikasi yang “cukup”.  Cukup disini dalam pengertian spesifikasi tersebut cukup nyaman untuk menjalankan aplikasi-aplikasi internet yang umum dilakukan seperti browsing dan messaging (dan sekali-kali menggunakan aplikasi perkantoran/ office application).  sebuah PC dengan Memory 512MB dan harddisk 80GB mustinya cukup.  Jenis VGA yang dibutuhkan tidaklah terlalu tinggi.  Sebuah VGA dengan memory 32-64MB sudah mencukupi.  Untuk tipe layar, menggunaan jenis LCD dengan lebar minimum 15 inci.  Tipe layar LCD selain menghemat penggunaan listrik dan menghasilkan tidak menghasilkan panas seperti layar CRT, juga harganya sudah cukup terjangkau.

Untuk tipe CPU terendah yang bisa didapatkan dipasaran saat ini pun sudah sangat cukup untuk menjalankan aplikasi-aplikasi internet.  Sehingga pemilihan CPU adalah bergantung kesediaan tipe CPU di pasaran. Mengenai ukuran casing, sebaiknya Casing dari Komputer pelanggan jangan terlalu besar.  Jika tersedia casing berukuran kecil dan hemat tempat akan sangat membantu tingkat kenyamanan dari pengguna.

Bagaimana dengan perangkat input output seperti CD-ROM, WebCam, USB Port?  Ini bergantung dengan kondisi pasar setempat.  Beberapa warnet tidak memasang CD-ROM di komputer pelanggan dengan alasan tidak banyak digunakan dan lebih praktis menggunakan USB Flashdisk sebagai media simpan.  WebCam tidak selalu dibutuhkan, karena cenderung memboroskan bandwidth.  Namun jika permintaan dari pelanggan cukup banyak, tidak ada salahnya menyediakan webcam dengan biaya tambahan.

 B. Perangkat Jaringan

Perangkat jaringan apa saja yang diperlukan di warnet? Minimum perangkat yang kita perlukan adalah Switch dengan jumlah port yang cukup untuk semua komputer, kabel jaringan dan router/modem.  Umumnya switch tersedia dengan jumlah port 4, 8, 12, 16, 24, hingga 32.  Apa bedanya hub dengan switch? dari sisi fungsi keduanya sama, dari unjuk kerja tentu switch diatas hub.  Saat ini hub sudah hampir tidak ada dipasaran.  Harga Switch saat ini pun sudah cukup terjangkau bahkan sama dengan hub.   Beberapa switch memiliki fitur “manageable”, namun tipe ini biasanya harganya cukup mahal dan nyaris tidak diperlukan di sebuah jaringan warnet berukuran kecil (4 s/d 24 pc)

Bagi pengguna ADSL, pilihlah Modem/Router ADSL yang berkualitas bagus.  Modem standar dari Provider kadang tidak mampu dipergunakan terus menerus, atau cepat rusak.  Ini bisa dimengerti, sebab modem standar dirancang untuk penggunaan dirumah sementara Warnet menggunakannnya seharian penuh setiap harinya.  Cobalah bertanya dahulu ke toko-toko tempat anda membeli modem ataupun ke forum-forum yang membahas mengenai warnet/internet untuk mencari tahu modem apa yang cukup tahan digunakan terus menerus.

C. Perangkat Kelistrikan

Saya memisahkan perangkat seperti UPS, Stabilizer dan AC ke kategori perangkat kelistrikan untuk memudahkan pengelompokan saja.  Termasuk didalam perangkat kelistrikan adalah Grounding yang kadang dilupakan saat instalasi listrik.  Grounding diperlukan agar perangkat-perangkat yang kita gunakan tidak nyetrum pada saat tersentuh.  UPS juga akan lebih awet jika grounding dari sistem kelistrikan kita bagus.

Ada baiknya jalur kelistrikan dirancang menjadi beberapa bagian yang terpisah dan memiliki rangkaian pemutus/sekering tersendiri. Misalnya: jalur listrik untuk komputer client, jaringan listrik untuk komputer billing dan perangkat lainnya, jaringan listrik untuk perangkat Pendingin Ruangan, Lemari Pendingin (jika ada).  Hal ini dimaksudkan jika terjadi kelebihan beban maupun hubungan singkat dapat lebih mudah ditelusuri dan lebih aman dalam pengoperasioan sehari-hari.

D. Perangkat Tambahan

1.     Pencetak/Printer

2.     Pemindai/Scanner

3.     CD/DVD Burner

Pencetak/Printer adalah perangkat tambahan yang wajib ada di Warnet. Sebaiknya warnet memiliki minimal 2 macam alat pencetak.  Dimana 1 pencetak jenis laser dan 1 lagi berjenis inkjet.  Pencetak Laser di khususkan untuk pencetakan hitam putih berkualitas dan berkecepatan tinggi.   Sedang Pencetak inkjet dimaksud untuk melayani pencetakan berwarna/foto dan berkecepatan sedang.  Mengingat penghasilan dari pencetakan adalah salah satu penghasilan yang dengan persentasi tinggi, rawatlah perangkat cetak anda sebaik mungkin.

Carilah perangkat pencetak yang didukung atau dapat bekerja di OS Linux.  Printer jenis ini akan sangat membantu jika dikemudian hari warnet berniat untuk bermigrasi ke OS Linux.   Memiliki pencetak yang hanya berjalan di satu jenis OS sebenarnya merugikan.

Pemindai / Scanner sendiri adalah perangkat yang disarankan ada.   Pemindai di warnet tidak perlu yang berkemampuan tinggi.  Bahkan sebuah perangkat pemindai yang masuk dalam entry level pun sudah cukup untuk memenuhi kebutuhan pemindaian di warnet.  Banyak jenis pemindai di pasar, namun seperti halnya perangkat pencetak, carilah pemindai yang bisa dipasangkan dengan OS Linux untuk mengantisipasi migrasi ke OS Linux.

CD/DVD Burner, Walaupun USB Flash DIsk berkapasitas tinggi (kapasitas > 4GB) mulai menjadi Umum, namun media CD/DVD tetap menjadi pilihan media simpan.   Karenanya, memiliki sebuah CD/DVD Burneradalah kewajiban.  Gunakanlah perangkat yang mampu membakar CD-R, CD-RW, DVD-R dan DVD Double Density (kapasitas 8GB).  Dengan harga yang tidak terlalu berbeda, sayang rasanya jika burner anda cuma mampu menulis di CD-R dan DVD-R.

Tempatkanlah CD/DVD Burner ini di area kerja Operator/Kasir agar penggunaannya dapat dipantau.  Jangan memasangnya di komputer client sebab akan menyulitkan pengawasan dan bisa mengganggu client jika komputer tersebut sedang digunakan.

Perlu diperhatikan adalah: jagalah agar file-file yang dibakar ke dalam CD/DVD tersebut bukan file-file yang melanggar UU/Hukum yang berlaku.   Walaupun sebenarnya tanggung jawab bukanlah dari sisi warnet, tapi mencegah lebih baik daripada bermasalah dikemudian hari.

Perangkat lainnya. Selain ke-empat perangkat yang penulis sampaikan di atas, masih ada beberapa perangkat lainnya seperti speaker, headset, webcam yang dapat di optimalkan untuk menambah penghasilan warnet.  Namun semuanya tergantung kepada pasar yang dituju dan tingkat layanan yang ingin diberikan.

2.4.2 Perangkat Lunak (Software)

Perangkat Lunak apa saja yang diperlukan di warnet? Pertanyaan seperti ini gampang-gampang susah.   Meskipun demikian, kita bisa menyederhanakan perangkat-perangkat lunak tersebut ke dalam beberapa kategori untuk memudahkan kita dalam menyusun daftar perangkat lunak apa saja yang diperlukan.

Sebagai awal, saya membagi dua kebutuhan perangkat lunak, yaitu untuk di Server dan di Komputer Pengguna.   Kemudian dari pembagian tersebut saya susun lagi menjadi beberapa kategori perangkat lunak yaitu:

• Sistem Operasi
• Internet
• Perkantoran
• Multimedia
• Grafis
• Tools dan Security
• Billing System

Secara umum baik komputer server maupun di komputer pengguna bisa terdapat perangkat lunak yang sama.  Dengan pertimbangan tertentu, ada perangkat lunak yang cuma berada di server atau di pengguna dan sebaliknya.

Demi mudahnya mari kita susun Perangkat Lunak untuk pengguna terlebih dahulu:

v  Sistem Operasi

Pilihan untuk sistem operasi adalah:

• Berbasis Windows
• Berbasis Linux

Keduanya memiliki kelebihan dan kelemahan masing-masing.  Windows adalah sistem operasi yang populer dan dikenal oleh banyak orang namun harga dan model lisensinya termasuk mahal dan merepotkan.  Belum terhitung kerepotan yang ditimbulkan oleh gangguan Virus dan Malware.   Sementara sistem Operasi Linux, walaupun terkenal sebagai sistem operasi yang tangguh, aman dari virus, lisensi yang memberikan kebebasan bagi penggunanya, namun tidak semua pengguna familiar dengan penggunannnya sehingga membutuhkan perhatian dan layanan lebih ke pengguna.

Kecuali jika anda berniat memberikan layanan Game Center, maka pilihan satu-satunyanya adalah menggunakan Sistem Operasi berbasis Windows.  Dari sisi bisnis, keduanya mampu menopang usaha warnet.  Sebab dari pengamatan terhadap pelaku bisnis warnet, pemilihan sistem operasi tidak selalu menentukan kesuksesan sebuah warnet.

v  Perangkat Lunak Internet

Perangkat Lunak yang utama tentunya adalah browser.  dengan browser-lah sebagian besar aktifitas di internet dilakukan.  Pilihan untuk browser adalah:

• Internet Explorer ( Windows )
• Mozilla Firefox ( Windows dan Linux )
• Opera (Windows dan Linux )
• Google Chrome ( saat ini baru tersedia versi Windows)
• Apple Safari ( Windows )

Dari berbagi pilihan browser di atas, yang paling populer saat ini di warnet adalah: Mozilla Firefox.  Penulis juga menyarankan agar warnet menggunakan Browser ini dan menjadikan browser lain sebagai cadangan.  Internet Explorer tidak di sarankan, banyaknya masalah keamanan yang ditimbulkan oleh Internet Explorer membuat banyak warnet lebih memilih browser lain.

Perangkat Lunak berikutnya dalam kategori Internet adalah perangkat lunak Messaging, kegunaan perangkat lunak ini adalah untuk saling bertukar pesan pendek.  Layanan yang populer adalah: Yahoo Mesengger (Yahoo IM), MSN, Gtalk.   Baik Yahoo IM, MSN maupun Gtalk memiliki perangkat lunaknya masing-masing dan dapat di install ke komputer pengguna.  Kita juga dapat memanfaatkan perangkat lunak messaging yang dapat terkoneksi ke beberapa layanan sekaligus seperti Pidgin. Selain diakses melalui perangkat lunak tersendiri, layanan Yahoo IM, MSN dan Gtalk juga dapat di akses melalui web seperti Meebo.

Diluar kedua jenis perangkat lunak di atas, ada baiknya di komputer pengguna juga di install beberapa perangkat lunak kategori internet, misalnya:  FTP Client, namun hal ini bukanlah prioritas.  Yang prioritas adalah: Browser dan Messaging.

v  Perangkat Lunak Perkantoran

Biasanya masyarakat umum lebih familiar dengan istilah office software. Perangkat lunak perkantoran merupakan perangkat lunak yang diperlukan untuk melakukan pengetikan (word processing), lembar kerja (spreadsheet), dan penyusunan presentasi.  Yang populer di masyarakat adalah Microsoft Office, namun harga lisensinya yang tinggi menjadikan perangkat lunak ini tidak ekonomis untuk di sediakan di komputer pengguna.   Selain itu,  Microsoft Office cuma bisa berjalan di Sistem Operasi Windows.   Untuk Warnet, solusinya adalah menggunakan perangkat lunak perkantoran Open Office.

Open Office adalah perangkat lunak perkantoran open source yang populer.   Tampilan dan fasilitas yang disediakan oleh Open Office cukup lengkap dan dapat di jalankan di sistem operasi Windows dan Linux.  Tidak ada perbedaan menjalankan OpenOffice di sistem operasi Windows maupun Linux.  Open Office juga mampu membaca berbagai format dokumen yang ada.

Bagaimana dengan Microsoft Office? Jika memang diperlukan bisa saja warnet membeli satu lisensi untuk dipergunakan di komputer Operator bagi kepentingan pencetakan.  Hal ini karena untuk format dokumen yang rumit tidak di bisa di konversi dengan tepat oleh Open Office.

v  Perangkat Lunak Multimedia

Perangkat lunak multimedia sifatnya adalah pilihan.   Kita bisa memilih apakah perlu memasangnya di komputer pengguna atau tidak.  Ini bergantung kepada kebijakan warnet tersebut.   Jika hendak memberikan akses ke berkas berkas multimedia (audio, video), maka perangkat lunak yang populer adalah:

• WinAMP (windows)
• Windows Media Player (windows)
• K-Lite Code Pack (windows)
• Amarok ( Linux )
• VLC Media Player (linux, windows)

v  Perangkat Lunak Grafis

Perangkat lunak grafis yang diperlukan di warnet adalah perangkat lunak untuk melihat (preview) berkas berkas grafis/foto dan melakukan modifikasi dasar.  Karenanya dengan menggunakan perangkat lunak berbasis Open Source seperti GIMP (linux/Windows) sudah cukup memenuhi kebutuhan tersebut.  Kita juga bisa menggunakan perangkat lunak lainnya seperti GQView (linux), Gwenview (linux), IrfanView (windows)  untuk sekedar melihat (preview) berkas grafis.  Untuk Windows, sebenarnya sudah ada fasilitas untuk preview berkas grafis tanpa harus menginstall perangkat lunak tambahan sementara untuk pengguna Linux, default-nya juga sudah tersedia perangkat lunak untuk hal tersebut.

2.4.3 Sistem Jaringan Komputer

Billing system merupakan aplikasi yang terintegrasi, sehingga komputer-komputer yang ada (server dan workstation) harus dihubungkan dengan menggunakan topologi star. Dengan sistem jaringan komputer ini operasional ataupun proses monitoring dapat dilakukan dari mana sesuai, sesuai hak akses masing-masing pengguna.

Perangkat yang terpenting dari semuanya adalah sumber daya manusia yang terampil dan disiplin dan juga jujur sehingga sistem dapat berjalan sesuai dengan yang diinginkan.

2.4.4 Kemampuan Sistem Billing

Setelah mengerti tentang bagaiman sistem billing bekerja dan juga perangkat yang dibutuhkan secara umum, perlu kita tahu sejauh mana kemampuan sistem Billing itu.

Pada dasarnya tiap software sistem Billing memiliki kemampuan yang sama yaitu sebagai pemonitor transaksi yang terjadi pada setiap badan atau usaha yang menggunakannya. Tetapi selanjutnya masing-masing pengguna mengembangkannya ke arah yang berbeda-beda, sehingga akhirnya memiliki kemampuan lebih yang berbeda tiap sistem. Seperti ditujukkan berikut ini : – sistem billing warung internet dan game online Sistem Informasi Billing Warnet Online ini mampu memberikan informasi:

• Penggunaan setiap workstation (klien)
• Pendapatan total warnet per hari
• Jumlah pengguna warnet per hari
• dan beberapa fitur lainnya.

2.4.5 Kelebihan dan Kekurangan

Kelebihan sistem Biling

• Memudahkan pemilik usaha untuk memanage segala transaksi yang terjadi
• Pemakaiannya lebih praktis
• Lebih menghemat dari segi pengeluaran, maksutnya dengan menggunakan sistem billing ini setiap usaha hanya perlu memperkerjakan satu orang operator untuk mengontrol segala aktivitas transaksi yang terjadi
• Simpel dalam menggunakannya karena sudah dilengkapi fiture-fiture standard yang dibutuhkan

 Kekurangan sistem billing

• Software ini masih mudah di hack
• Jika internet atau listik di sekitar sedang bermasalah, maka sistem ini pun akan ikut bermasalah, karena sistem ini benar-benar tergantung oleh internet dan juga listrik
• Jika software masternya terkena virus dan seluruh datanya hilang sulit untuk mencari history back up-nya
• Menurut para pengguna, sistem ini masih terdapat Bug, dan masih mudah dilumpuhkan. Olehkarena itu keamanan sistem ini belum terjamin sepenuhnya. Sebagai solusinya ada beberapa software yang telah mengeluarkan produk pengamannya seperti yang digunakan pada beberapa rumah sakit PPIM FKUB Malang.

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Billing system merupakan aplikasi yang terintegrasi, sehingga komputer-komputer yang ada (server dan workstation) harus dihubungkan dengan menggunakan topologi star. Dengan sistem jaringan komputer ini operasional ataupun proses monitoring dapat dilakukan dari mana sesuai, sesuai hak akses masing-masing pengguna.

Perangkat yang terpenting dari semuanya adalah sumber daya manusia yang terampil dan disiplin dan juga jujur sehingga sistem dapat berjalan sesuai dengan yang diinginkan.

Setelah mengerti tentang bagaiman sistem billing bekerja dan juga perangkat yang dibutuhkan secara umum, perlu kita tahu sejauh mana kemampuan sistem Billing itu.

Pada dasarnya tiap software sistem Billing memiliki kemampuan yang sama yaitu sebagai pemonitor transaksi yang terjadi pada setiap badan atau usaha yang menggunakannya. Tetapi selanjutnya masing-masing pengguna mengembangkannya ke arah yang berbeda-beda, sehingga akhirnya memiliki kemampuan lebih yang berbeda tiap sistem.